Emitir una factura en la fecha correcta no es un detalle administrativo:
es una obligación legal, afecta al devengo del IVA, determina en qué trimestre se declara y marca la diferencia entre una contabilidad ordenada… y un requerimiento de Hacienda.
Paradójicamente, este es uno de los temas que más errores causa en asesorías, inspecciones y revisiones de VeriFactu.
Esta guía explica, de forma clara y definitiva:
- Cuándo nace la obligación de emitir factura
- Qué dice exactamente la Ley del IVA
- Qué excepciones existen
- Qué pasa si te atrasas o te adelantas
- Qué ocurre con facturas rectificativas
- Facturación nacional, intracomunitaria y exportación
- Cómo evitar errores con software garante (FacturaONE)
📌 1. ¿Qué dice la Ley del IVA sobre la obligación de expedir factura?
La obligación aparece en:
- Ley 37/1992 del IVA (artículos sobre devengo y obligación de facturar)
- Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), artículos 2 y 3
Y se resume en:
✔ Todo empresario o profesional está obligado a emitir factura cuando realiza una entrega de bienes o prestación de servicios, independientemente de si el cliente lo pide o no.
Esto incluye:
- Ventas nacionales
- Operaciones intracomunitarias
- Exportaciones
- Anticipos
- Servicios digitales
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo
📌 2. El concepto clave: el devengo del IVA
La fecha de devengo es el momento en el que la operación “nace” fiscalmente.
La factura debe emitirse en ese momento, o dentro de los plazos permitidos por ley.
Según la Ley del IVA:
✔ Devengo en entregas de bienes
Se produce cuando el bien se pone a disposición del cliente.
Ejemplos:
- Se entrega un ordenador el 3 de abril → devengo el 3 de abril.
- Se envía un pedido el día 12 y se entrega el 14 → devengo el 14.
✔ Devengo en prestaciones de servicios
Se produce cuando el servicio se ejecuta o finaliza.
Ejemplos:
- Una consultoría finalizada el 20 de febrero → devengo 20 de febrero.
- Un mantenimiento mensual → devengo al final del periodo pactado.
✔ Devengo en anticipos
Si cobras un anticipo, se devenga el IVA en ese momento, excepto en ciertas exenciones.
Ejemplo:
- El cliente paga un anticipo del 30% → hay que emitir factura de anticipo con IVA.
📌 3. Entonces… ¿cuándo debe emitirse la factura?
La ley es clara:
✔ Plazo general
La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA.
Ejemplos:
- Servicio finalizado el 28 de marzo → puedes emitir factura hasta el 15 de abril.
- Venta realizada el 2 de enero → límite 15 de febrero.
Este es el plazo general para facturación ordinaria.
📌 4. Excepción 1: cuando el destinatario es empresario o profesional (B2B)
Si tu cliente es una empresa o autónomo, la factura debe emitirse:
✔ En el momento de la operación
o
✔ Dentro del mes siguiente al devengo
Es decir:
Hay un margen más amplio, pero la factura debe emitirse dentro del mismo mes siguiente a la operación.
📌 5. Excepción 2: facturación intracomunitaria (operaciones UE)
En operaciones intracomunitarias, el plazo cambia:
✔ Debe emitirse antes del día 15 del mes siguiente
al que se produce el devengo.
Esto coincide con la exigencia del Modelo 349.
Ejemplos:
- Entrega intracomunitaria realizada el 6 de junio → límite 15 de julio.
- Prestación de servicios B2B a Alemania devengada el 20 de agosto → límite 15 de septiembre.
➡ Diferencias entre facturación nacional, intracomunitaria y exportación
➡ Cómo validar un NIF intracomunitario en VIES
📌 6. Excepción 3: exportaciones (fuera de la UE)
Aunque están exentas de IVA, se factura igual.
El plazo es igual al general: antes del día 16 del mes siguiente a la entrega o finalización del servicio.
Pero OJO:
Debe conservarse la prueba de exportación (DUA, transporte, etc.).
➡ Diferencias entre facturación nacional, intracomunitaria y exportación
📌 7. ¿Qué pasa si emites la factura fuera de plazo?
Emitir tarde genera:
- Riesgo de sanción
- Descuadres en el modelo 303
- Incoherencias en los registros VeriFactu
- Errores detectados fácilmente por Hacienda
- Problemas al cliente, que no puede deducir el IVA en otro trimestre
Con VeriFactu, además, Hacienda puede ver:
- La secuencia de emisión
- El timestamp exacto
- La correlación entre devengo y expedición
📌 8. ¿Puede cambiarse la fecha de una factura?
NO.
Una vez emitida:
- La fecha no se puede modificar
- No puedes “mover” facturas para cambiar de trimestre
- No puedes alterar el orden
Si hay error:
➡ Debes emitir una factura rectificativa, con su propia fecha real.
📌 9. Facturas rectificativas: plazos especiales
Las rectificativas deben emitirse en cuanto tengas conocimiento del error.
Ejemplos típicos:
- NIF incorrecto
- Tipo de IVA mal aplicado
- Total erróneo
- Factura duplicada
- Cambio en bases imponibles
No existe un plazo determinado, pero la norma exige actuar sin demora.
📌 10. ¿Qué pasa con las facturas periódicas o recurrentes?
En servicios de:
- Mantenimiento
- Hosting
- Gestión
- Cuotas
- Suscripciones
El devengo suele ser:
- Al finalizar el periodo
- O en la fecha pactada por contrato
Por tanto:
La factura debe emitirse en el mismo mes siguiente, según la regla general.
📌 11. Ejemplos prácticos
📌 Caso 1 – Venta nacional de producto
Entrega: 4 de mayo
Factura límite: 15 de junio
📌 Caso 2 – Servicio finalizado el 12 de diciembre
Factura límite: 15 de enero
📌 Caso 3 – Cliente UE (operación intracomunitaria)
Devengo: 25 de abril
Factura límite: 15 de mayo
📌 Caso 4 – Exportación a EE.UU.
Entrega: 1 de febrero
Factura límite: 15 de marzo
📌 Caso 5 – Anticipo cobrado el 7 de julio
Factura de anticipo: 7 de julio
Factura final: al acabar el servicio/bien
📌 12. Cómo evitar errores: usa un software garante (FacturaONE)
FacturaONE automatiza:
- Control de fechas reales
- Devengo correcto
- Avisos de facturas fuera de plazo
- Numeración inmutable compatible con RD 1007/2023
- Envío VeriFactu para trazabilidad completa
- Validación de clientes (NIF, VIES)
- Emisión ordenada por ejercicio
Con ello, se evitan los errores más graves que detectan las asesorías y Hacienda.
🧠 Conclusión
Emitir la factura en la fecha correcta es una de las obligaciones más importantes del IVA.
No es un detalle contable: define el trimestre, el devengo, el cumplimiento fiscal y la trazabilidad.
Si sigues esta guía y utilizas un software garante como FacturaONE, evitarás:
- Requerimientos
- Rectificativas innecesarias
- Descuadres en modelos
- Problemas ante una revisión
