Cómo usar el CRM de FacturaOne para gestionar clientes, contactos y seguimientos comerciales
El CRM de FacturaOne está pensado para ayudar a controlar la actividad comercial desde el propio ERP: contactos pendientes, clientes sin compras, tareas programadas, llamadas, visitas, presupuestos enviados y seguimientos.
La idea principal es sencilla: tener todos los clientes y contactos organizados, saber a quién hay que llamar, qué se ha hablado con cada uno y qué próxima acción está pendiente.
1. Pantalla principal del CRM
Imagen recomendada aquí: Imagen 1 – Pantalla principal del CRM con tarjetas de estados y listado de contactos.
Al entrar en el CRM encontramos una pantalla con varios bloques superiores que permiten acceder rápidamente a la información más importante:
- Tareas hoy: acciones comerciales programadas para hoy.
- Tareas semana: seguimientos previstos para la semana.
- Vencidas: tareas que tenían fecha anterior y no se han marcado como realizadas.
- Prioridad alta: acciones importantes o urgentes.
- Seguimientos: clientes/contactos con actividad comercial abierta.
- Contactos: registros que todavía no tienen facturas ni albaranes. Son oportunidades pendientes de convertir en clientes reales.
- Sin compras: clientes que llevan X días sin comprar. Se puede elegir el número de días desde el propio selector.
- Todos: todos los clientes y contactos activos del ERP.
También hay filtros por país, zona, etapa CRM, buscador general y ordenación.
El buscador permite localizar clientes o contactos por nombre, nombre comercial, NIF, teléfono, email, web, horario y también por textos de seguimientos comerciales.
2. Diferencia entre “Todos” y “Contactos”
En el CRM hay dos vistas especialmente importantes:
Todos muestra todos los clientes/contactos activos del ERP. Aquí aparecen tanto clientes reales como contactos comerciales.
Contactos muestra solo los registros que todavía no tienen facturas ni albaranes. Es decir, son contactos que aún no se han convertido en clientes reales.
Esta vista de Contactos es muy útil para trabajar oportunidades comerciales. El objetivo es ir haciendo seguimiento, enviar presupuestos si procede y conseguir que esos contactos acaben comprando.
3. Crear un nuevo contacto CRM
Desde el botón Nuevo contacto CRM se puede crear rápidamente un contacto comercial.
Este alta rápida está pensada para introducir datos básicos:
- Nombre o empresa.
- Nombre comercial.
- Persona de contacto.
- Teléfono.
- Móvil / WhatsApp.
- Email.
- Web.
- Horario.
- Primera nota o acción CRM.
Los datos fiscales completos y la dirección se gestionan desde la ficha del cliente en el ERP. Así el CRM se mantiene ligero y enfocado a la gestión comercial.
Cuando se crea un contacto nuevo, queda disponible para hacer seguimientos, programar llamadas, visitas o enviar presupuestos.
4. Buscar clientes existentes desde el CRM
Un cliente que ya existe en el ERP también puede gestionarse desde el CRM.
Para encontrarlo se puede usar:
- La vista Todos.
- El buscador por nombre, NIF, teléfono, email, web, etc.
- Los filtros de etapa CRM.
- Los filtros de país o zona.
Cuando se abre un cliente, se accede a su ficha CRM, donde se ve toda la información comercial relevante.
5. Ficha CRM del cliente o contacto
Imagen recomendada aquí: Imagen 2 – Ficha cliente CRM.
La ficha CRM es el centro de trabajo de cada cliente/contacto.
En la parte superior se muestra un resumen claro con:
- Nombre del cliente o contacto.
- ID y NIF.
- Etapa CRM.
- Número de presupuestos.
- Número de albaranes y facturas.
- Última venta o albarán.
- Último presupuesto.
- Datos de contacto.
- Dirección, zona, ruta y usuario asignado.
- Próxima acción abierta.
En la parte superior derecha aparecen botones importantes:
- Desestimar: disponible para contactos que no tienen facturas ni albaranes.
- Editar desde ERP: abre la ficha completa del cliente en el ERP.
- Editar contacto CRM: permite modificar los datos comerciales editables desde el CRM.
6. Editar datos de contacto CRM
Imagen recomendada aquí: Imagen 6 – Ventana de editar datos de contacto.
El botón Editar contacto CRM abre una ventana emergente para modificar los datos comerciales del cliente:
- Nombre comercial.
- Persona de contacto.
- Teléfono.
- Móvil / WhatsApp.
- Fax.
- Email.
- Web.
- Horario.
Esta edición está pensada para datos de contacto y comunicación. Los datos fiscales, NIF y dirección principal se modifican desde el ERP para mantener la información contable y fiscal controlada.
7. Crear un seguimiento comercial
Imagen recomendada aquí: Imagen 5 – Ventana “Nuevo seguimiento CRM”.
Desde la ficha del cliente o desde una tarjeta del listado se puede pulsar Nuevo seguimiento o Anotar.
Un seguimiento permite registrar cualquier acción comercial:
- Una llamada.
- Un email.
- Una visita.
- Una tarea pendiente.
- Una nota interna.
- Un resultado de contacto.
- Una próxima fecha de seguimiento.
En la ventana se puede indicar:
- Tipo de acción.
- Etapa CRM.
- Resultado.
- Próxima fecha.
- Hora.
- Prioridad.
- Título.
- Nota.
Si se marca como realizada, la acción queda guardada en el historial, pero no queda como tarea pendiente.
8. Historial comercial
En la ficha del cliente aparece el bloque Historial comercial.
Aquí queda registrada toda la actividad comercial realizada con ese cliente/contacto: llamadas, notas, visitas, tareas y seguimientos.
Cada seguimiento puede:
- Marcarse como realizado.
- Editarse.
- Consultarse posteriormente.
Esto permite saber rápidamente qué se habló, cuándo se habló y cuál era la próxima acción prevista.
9. Editar un seguimiento
Imagen recomendada aquí: Imagen 7 – Ventana “Editar seguimiento CRM”.
Si una acción se ha creado con algún dato incorrecto o cambia la planificación, se puede editar desde el historial.
El botón Editar abre la misma ventana de seguimiento, pero en modo edición. Desde ahí se puede cambiar la etapa, resultado, prioridad, fecha, título, nota o marcarlo como realizado.
Esto evita duplicar notas y mantiene el historial ordenado.
10. Calendario CRM
Imagen recomendada aquí: Imagen 3 – Calendario CRM.
El calendario muestra visualmente las tareas y seguimientos programados.
Es útil para ver de forma rápida:
- Qué llamadas hay esta semana.
- Qué visitas están previstas.
- Qué tareas comerciales hay en cada día.
- Qué acciones tienen prioridad alta, normal o baja.
Al pulsar sobre un evento del calendario se abre el detalle del seguimiento.
Imagen recomendada aquí: Imagen 4 – Detalle del seguimiento CRM desde calendario.
Desde el detalle se puede marcar la acción como realizada, editarla o abrir el historial del cliente.
11. Presupuestos dentro del CRM
En la ficha CRM aparece el bloque Últimos presupuestos.
Desde ahí se pueden consultar los últimos presupuestos del cliente y realizar acciones rápidas:
- Ver PDF.
- Descargar PDF.
- Compartir por WhatsApp.
- Enviar por email.
- Abrir el presupuesto.
- Crear un nuevo presupuesto.
El CRM no sustituye al módulo de presupuestos del ERP. Simplemente muestra la información más importante y ofrece accesos rápidos. Al crear o abrir un presupuesto, se usa el proceso normal del módulo de ventas de FacturaOne.
12. Desestimar un contacto
Cuando un contacto no interesa, no quiere recibir llamadas o se decide descartarlo, se puede usar el botón Desestimar.
Esta opción está pensada para contactos que todavía no son clientes reales, es decir, que no tienen facturas ni albaranes.
Al desestimarlo:
- Deja de aparecer en Contactos.
- Deja de aparecer en las vistas normales del CRM.
- Queda marcado como inactivo.
- Se mantiene en el sistema por si en el futuro hay que consultarlo.
Si más adelante se necesita recuperar, se puede buscar manualmente por nombre, NIF, teléfono, email u otros datos. También se pueden localizar usando las etapas Desestimado o Perdido.
Desde la ficha se puede volver a reactivar el contacto si procede.
13. Flujo recomendado de trabajo
Una forma sencilla de trabajar con el CRM sería esta:
- Entrar en Contactos para ver oportunidades pendientes.
- Revisar si hay tareas en Tareas hoy o Vencidas.
- Abrir la ficha del contacto.
- Añadir un seguimiento con la llamada, email o visita realizada.
- Programar una próxima fecha si hay que volver a contactar.
- Crear presupuesto si el contacto está interesado.
- Enviar el presupuesto por PDF, WhatsApp o email.
- Si compra, pasará a ser cliente real porque tendrá albaranes o facturas.
- Si no interesa, se puede desestimar para que no siga apareciendo como contacto pendiente.
Así el CRM ayuda a mantener una cartera comercial ordenada, evitando olvidar llamadas, contactos pendientes o clientes que llevan tiempo sin comprar.
14. Para qué sirve el CRM de FacturaOne
El CRM sirve para tener una visión comercial integrada dentro del ERP.
Permite controlar:
- Contactos pendientes de convertir en clientes.
- Clientes existentes.
- Próximas llamadas o visitas.
- Tareas vencidas.
- Clientes sin compras recientes.
- Historial comercial.
- Presupuestos enviados.
- Acciones pendientes por prioridad.
- Contactos desestimados o perdidos.
De esta forma, FacturaOne no solo gestiona facturación, albaranes y presupuestos, sino también el seguimiento comercial necesario para vender más y atender mejor a los clientes.
