VeriFactu no es “un botón nuevo” ni un simple cambio de formato.
Es un conjunto de requisitos técnicos y legales que van a marcar cómo debe funcionar tu programa de facturación si quieres estar al día con la Agencia Tributaria.
Si usas software para emitir facturas, tarde o temprano tendrás que hacerte esta pregunta:
“¿Mi programa cumple realmente con VeriFactu o solo lo pone en la publicidad?”
En esta guía te explico, en lenguaje claro, qué exige exactamente VeriFactu a tu software de facturación, qué cambios implica y cómo puedes verificar si el programa que utilizas está alineado… o si va siendo hora de cambiar.
Para situarte en el mapa general de obligaciones, te recomiendo tener abierto también:
👉 ¿A quién se aplica VeriFactu? Guía completa por territorios y excepciones
👉 VeriFactu vs TicketBAI: diferencias explicadas
1. Recordatorio rápido: qué regula VeriFactu
VeriFactu forma parte del reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
No regula solo el contenido de la factura (base, IVA, total…), sino cómo debe comportarse el programa que la genera.
En concreto, la norma persigue cuatro grandes objetivos:
- Que las facturas sean íntegras (no manipulables sin rastro).
- Que el registro de facturación sea inmutable (sin borrados ni ediciones “silenciosas”).
- Que todo sea trazable y auditable.
- Que los datos puedan enviarse a Hacienda de forma fiable.
A partir de ahí, el reglamento baja al detalle y define lo que un software debe hacer (o dejar de hacer). Eso es lo que vamos a desgranar.
2. Núcleo duro de VeriFactu: el registro de facturación
El corazón del sistema es el “registro de facturación”.
Cada factura o documento equivalente genera uno, y ese registro tiene que cumplir varias condiciones técnicas.
2.1. Identificador único
Cada registro debe tener un identificador único, que no pueda repetirse ni confundirse con otro.
- Tu programa no puede “reciclar” números.
- Tampoco puede mezclar series de forma arbitraria.
2.2. Hash encadenado
VeriFactu exige que los registros se encadenen criptográficamente.
En la práctica:
- Cada nueva factura incluye un código (hash) que depende de la anterior.
- Si alguien intenta borrar o modificar un registro en medio de la cadena, el sistema lo detecta.
Esto es lo que da inmutabilidad al sistema: si se rompe la cadena, se ve.
2.3. Registro cronológico
El programa debe garantizar que los registros se generan de forma cronológica y ordenada, sin huecos ni duplicidades “creativas” en el tiempo.
3. Integridad y firma de la información
Además del hash, VeriFactu exige medidas de integridad de datos:
- El programa debe generar la factura y su registro siguiendo un esquema de datos concreto.
- Debe ser posible firmar el registro (firma electrónica, certificado, etc.).
- Esa firma permite demostrar que el contenido no ha cambiado desde su generación.
No se trata solo de “guardar un PDF”, sino de asegurar que el dato interno es fiable y demostrable ante Hacienda.
4. Numeración y series: adiós a los “apaños”
Uno de los cambios más delicados para muchos negocios es la gestión de la numeración de facturas.
Con VeriFactu:
- La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
- No se pueden “rellenar huecos” ni reutilizar números.
- No puedes borrar una factura y luego fingir que nunca existió.
Si hay un error, la solución es:
- Emitir una factura rectificativa
- O anular siguiendo el procedimiento correcto, dejando traza.
Si tu programa permite aún:
- Borrar facturas sin dejar rastro
- Cambiar la numeración manualmente
- Reordenar documentos a gusto
… entonces no está alineado con la filosofía de VeriFactu.
👉 Para entender cómo encaja todo esto en la elección de software:
Programas de facturación que cumplen VeriFactu
5. Prohibición de manipulación silenciosa
VeriFactu obliga a que el sistema se comporte como un “caja negra honesta”:
- No se pueden eliminar registros de facturación.
- No se puede editar una factura ya emitida sin dejar huella.
- Las modificaciones deben generar nuevos registros (rectificativas, anotaciones, etc.).
Esto obliga a cambiar muchos hábitos:
❌ Nada de “editar la factura y listo”.
✔ Sí a rectificar de forma trazable.
Un programa alineado con VeriFactu te tiene que guiar en ese proceso.
Si el sistema todavía te deja borrar y reescribir libremente, estás ante un problema de futuro.
6. Auditoría interna y logs de uso
Otro pilar clave:
Todo lo relevante que ocurra en el sistema debe quedar registrado.
Eso incluye:
- Quién creó o modificó un documento.
- Cuándo se realizó la operación.
- Qué cambios se hicieron.
- Qué errores se produjeron.
El programa debe mantener un log interno:
- Consultable
- Exportable
- Entendible para auditoría o inspección
Este log es la “caja negra” de tu facturación.
7. Código QR y leyenda obligatoria en la factura
VeriFactu exige que las facturas incluyan elementos visibles:
- Un código QR con datos fiscales relevantes.
- Una leyenda que indique que el documento ha sido emitido por un sistema que cumple el reglamento de facturación.
Tu programa debe:
- Generar ese QR de forma automática.
- Insertarlo correctamente en la factura (PDF, impresión, etc.).
- Mantenerlo coherente con el registro interno asociado.
Si tu software sigue emitiendo facturas “limpias” sin estos elementos, solo está en modo “pre-VeriFactu”.
8. Modalidad VeriFactu vs. No VeriFactu
El reglamento prevé dos modalidades:
- Modalidad VeriFactu:
El programa envía automáticamente los registros de facturación a la AEAT. - Modalidad No VeriFactu:
El programa cumple todos los requisitos de integridad, hash, QR, etc., pero el envío automático no está activado.
En ambos casos, el software debe cumplir la parte técnica:
- Registro encadenado
- Inmutabilidad
- Auditoría
- QR
- Logs
La diferencia es si se está enviando o no información a Hacienda en tiempo casi real.
9. Exportación de datos y accesibilidad
VeriFactu también exige que la información no quede “secuestrada” dentro del programa:
- Debe ser posible exportar los registros de facturación en formatos estructurados.
- Se deben poder entregar a la AEAT cuando se soliciten (inspección, comprobación, etc.).
- Los datos deben ser legibles y reconstruibles, no un cajón cerrado.
Si tu programa te complica la vida para sacar información (solo PDFs, sin estructuras), a la larga va a darte problemas.
10. Qué exige VeriFactu a TI, no solo al software
No todo es responsabilidad del programa.
VeriFactu también te obliga a ti, como usuario, a:
- Configurar correctamente series, NIF, datos del emisor y del negocio.
- No usar otros sistemas de facturación “paralelos” por fuera del SIF.
- Mantener copias de seguridad y conservación de los registros.
- No manipular entornos técnicos para intentar ocultar información.
Un buen software no solo cumple técnicamente, sino que te guía para usarlo de forma correcta y te pone barreras para no equivocarte.
11. Checklist práctico: ¿mi programa está alineado con VeriFactu?
Puedes hacerte estas preguntas:
- ¿Mi programa genera algún tipo de cadena o hash entre facturas?
- ¿Puedo borrar una factura sin dejar rastro?
- ¿Se gestionan las rectificativas de forma estructurada?
- ¿Mis facturas tienen ya QR y leyenda compatibles con la normativa?
- ¿Existe un log donde pueda ver quién hizo qué y cuándo?
- ¿Puedo exportar registros de facturación en formato técnico, no solo PDF?
- ¿El proveedor me ha explicado cómo se adaptan a VeriFactu o solo lo menciona por encima?
Si muchas respuestas son “no lo sé” o “creo que no”, estás en riesgo.
👉 Para ir un paso más:
Cuándo es el momento de cambiar de programa de facturación
12. Errores típicos al interpretar la norma
Algunos errores frecuentes:
- Pensar que con “un XML nuevo” ya cumples.
- Creer que Excel + plantillas imprimibles es suficiente a largo plazo.
- Suponer que “mi asesor ya se encargará” (el asesor no controla tu software).
- Confiar en que “todos los programas se adaptarán solos” sin preguntar nada.
- No considerar TicketBAI si tienes actividad en País Vasco.
Si operas en Euskadi, esta lectura es clave:
👉 Guía TicketBAI para Bizkaia, Gipuzkoa y Álava
13. Cómo elegir software técnicamente alineado con VeriFactu
Cuando hables con un proveedor, no te quedes solo con:
“Sí, sí, estaremos adaptados…”
Haz preguntas concretas:
- ¿Cómo gestionáis el hash encadenado?
- ¿Tenéis log de auditoría interno accesible desde la interfaz?
- ¿Las facturas se pueden borrar?
- ¿Generáis QR conforme al reglamento?
- ¿Estáis preparados para enviar registros a la AEAT cuando lo active?
- ¿Tenéis documentación técnica sobre vuestra adaptación a VeriFactu?
Si no tienen respuestas claras, cuidado.
Para ver ejemplos de software que ya se posicionan como preparados:
👉 Programas de facturación que cumplen VeriFactu (Guía comparativa)
14. FacturaONE y VeriFactu: ejemplo de enfoque práctico
FacturaONE es un ejemplo de cómo un programa puede alinearse con VeriFactu sin complicar la vida al usuario:
- Implementa registro encadenado e inmutable.
- Está preparado para los requisitos técnicos de VeriFactu y TicketBAI.
- Incluye auditoría interna y control de cambios.
- Integra WooCommerce sin depender de desarrollos externos.
- Está pensado para autónomos, comercios y pymes que no quieren ser expertos en normativa, pero necesitan cumplirla.
Si quieres entender dónde se sitúa respecto a otros ERP del mercado:
👉 Los 10 mejores programas de facturación y ERP (Guía completa y comparativa)
15. Conclusión: no se trata solo de cumplir, sino de dormir tranquilo
VeriFactu obliga a que tu programa:
- Sea honesto técnicamente.
- No permita trucos de borrado o manipulación.
- Documente lo que pasa “por dentro”.
- Sea capaz de hablar el idioma de Hacienda.
Este artículo te sirve como mapa técnico en lenguaje humano.
El siguiente paso es revisar si tu software actual encaja en este esquema o no.
Si no lo hace, estás delante de una decisión importante:
seguir con algo que sabes que va a dar problemas, o dar el salto a un sistema adaptado.
👉 Para eso tienes:
Cuándo es el momento de cambiar de programa de facturación
Programas de facturación que cumplen VeriFactu
Y si quieres hacerlo con una herramienta que ya ha nacido pensando en esta nueva realidad:
👉 FacturaONE – ERP y programa de facturación preparado para VeriFactu y TicketBAI
