FacturaONE ya incorpora DeCA: PDF digital, código QR y URL pública para el transporte de mercancías
FacturaONE incorpora la generación del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), preparado para la obligación prevista a partir del 5 de octubre de 2026.
La nueva funcionalidad permite generar desde la propia planificación de transporte un PDF DeCA independiente, con código QR y una dirección web única para que el documento pueda ser descargado directamente durante una inspección en carretera.
El objetivo ha sido integrarlo en la operativa habitual de FacturaONE sin complicar el trabajo diario: la empresa puede seguir utilizando su Hoja de Transporte para organizar rutas, entregas y conductores, mientras que el DeCA queda como el documento administrativo digital específico exigido para el control del transporte.
¿Qué cambia el 5 de octubre de 2026?
El Documento de Control Administrativo ya existía anteriormente. La novedad es su digitalización obligatoria.
Según la documentación publicada por la Subdirección General de Inspección de Transporte por Carretera y Ferrocarril, el Documento de Control Administrativo pasa a convertirse en el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) a partir del 5 de octubre de 2026.
Y no basta simplemente con guardar un PDF en un ordenador.
La aplicación utilizada debe generar el documento electrónicamente antes del inicio del servicio, registrar sus fechas de creación o modificación, almacenarlo y asignar a cada fichero una URL única y específica. El PDF debe ser nativo digital, tener un tamaño máximo de 5 MB e incorporar un código QR con su dirección de descarga.
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Un QR que realmente sirve durante una inspección
Este es uno de los puntos técnicos más importantes de la nueva normativa.
El código QR del DeCA debe contener una dirección HTTPS que permita obtener el documento. Durante una inspección en carretera, la URL debe permitir la descarga directa del PDF.
No sería válida una página que obligase al agente a:
- iniciar sesión;
- introducir usuario o contraseña;
- pulsar posteriormente otro botón de descarga;
- realizar cualquier otra interacción manual.
Así lo especifica expresamente la documentación técnica del Ministerio.
En FacturaONE, cada DeCA emitido dispone por tanto de su propia URL pública única, asociada al código QR del documento.
El agente puede escanear el código desde su dispositivo y acceder directamente al PDF correspondiente.
Ejemplo de DeCA generado por FacturaONE. El QR identifica la URL única del documento y permite su descarga durante un control en carretera.
Solo la información que necesita el DeCA
Una decisión importante en el desarrollo ha sido no convertir la Hoja de Transporte de FacturaONE en un documento gigantesco que sirva para todo.
De hecho, el Ministerio distingue expresamente el Documento de Control Administrativo de otros documentos como la carta de porte o el CMR.
FacturaONE mantiene por ello dos documentos independientes:
Hoja de Transporte, orientada al funcionamiento interno de la empresa, planificación de reparto, usuario, ruta, entregas, horarios, notas y demás información operativa.
DeCA PDF, destinado específicamente al cumplimiento administrativo y a una posible inspección.
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 establece como contenido esencial, entre otros, los datos del cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha, matrículas y, cuando corresponda, autorización especial de circulación.
FacturaONE obtiene y organiza esa información en un documento mucho más limpio.
El DeCA generado incluye
Cargador contractual y sus datos fiscales y domicilio; transportista efectivo y NIF; origen y destino del transporte; fecha del servicio; matrícula del vehículo tractor y, cuando corresponde, remolque o semirremolque; autorización especial cuando proceda; observaciones; peso total; y detalle de la mercancía transportada.
Además, FacturaONE agrupa los productos transportados para presentar de forma clara las cantidades y kilos acumulados de cada mercancía.
La Hoja de Transporte sigue teniendo su propia función
La incorporación del DeCA no elimina la Hoja de Transporte de FacturaONE.
Todo lo contrario.
La hoja continúa siendo una herramienta mucho más completa para organizar el trabajo diario: selección de albaranes o facturas, planificación de ruta, orden de las paradas, mapa, distancia, tiempos previstos, usuario asignado, horarios y notas.
El DeCA se genera únicamente cuando es necesario.
De esta forma mantenemos separadas dos necesidades diferentes:
gestionar bien el reparto y cumplir con el documento administrativo exigido para el transporte.
La planificación habitual de FacturaONE se mantiene separada de los datos específicos del DeCA. La empresa puede preparar la ruta y generar el documento electrónico desde la misma pantalla.
¿Qué ocurre después de emitir el DeCA?
Una vez generado, el DeCA queda identificado y disponible mediante su QR y URL.
FacturaONE registra además la fecha y hora de emisión y mantiene el documento asociado a la hoja correspondiente.
La normativa también contempla una situación habitual en transporte: que ocurra algo después de haber comenzado el servicio.
Por ejemplo:
Cambio de vehículo por avería. El vehículo con matrícula XXXX deja de prestar el servicio y es sustituido por el vehículo YYYY.
La documentación oficial permite conservar el mismo QR y la misma URL si se actualiza el documento incorporando los nuevos datos, conservando los anteriores e indicando el motivo del cambio.
Control de todos los DeCA desde el listado de rutas
En el listado de Hojas de Transporte se puede identificar rápidamente qué transportes disponen ya de DeCA.
Cuando el documento existe aparece el estado DeCA EMITIDO, desde el que puede abrirse directamente el PDF.
Cuando todavía no se ha generado figura simplemente como No generado.
Esto permite revisar rápidamente la documentación preparada antes de iniciar los servicios.
El listado de Hojas de Transporte permite distinguir inmediatamente qué servicios disponen ya de un DeCA emitido.
¿A qué transportes afecta?
Este punto es importante.
Según el webinar publicado por el Ministerio, el ámbito tratado por esta obligación corresponde al transporte público interior de mercancías por carretera, incluyendo transporte nacional y cabotaje. La presentación señala también que no se aplica de la misma forma al transporte privado y recuerda las excepciones previstas en la Orden FOM/2861/2012.
Por eso cada empresa debe comprobar si el transporte concreto se encuentra dentro del ámbito de aplicación.
También conviene recordar algo que suele causar confusión:
DeCA no es lo mismo que carta de porte.
DeCA no es lo mismo que CMR.
La propia presentación oficial los identifica como documentos distintos.
¿Hay que firmar el DeCA?
No necesariamente.
El webinar explica que la firma entra en juego cuando, además de su finalidad administrativa, el documento se utiliza con una finalidad contractual que requiera firma. En ese supuesto se exige, como mínimo, una firma electrónica avanzada conforme a eIDAS.
Por este motivo, el DeCA administrativo generado por FacturaONE no incorpora campos de firma innecesarios.
Conservación y disponibilidad del documento
La documentación técnica establece que el PDF generado debe conservarse durante al menos un año.
Durante el transporte debe estar disponible mediante la URL asociada para una posible inspección en carretera. La Resolución permite que, transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, pueda desactivarse la descarga desde esa URL concreta, aunque continúa existiendo la obligación de conservación del documento.
FacturaONE integra esta documentación dentro del propio sistema para evitar que la empresa tenga que gestionar procesos independientes para cada transporte.
FacturaONE preparado para el DeCA
La incorporación del DeCA forma parte de nuestro objetivo de que FacturaONE evolucione junto con las nuevas obligaciones administrativas y fiscales que afectan a las empresas.
La nueva funcionalidad reúne en la misma herramienta:
planificación de rutas + hoja de transporte + mercancías + DeCA PDF + QR + URL pública + trazabilidad de cambios.
Sin instalar aplicaciones adicionales y manteniendo separada la documentación interna de la empresa del documento administrativo que necesita una inspección.
Webinar oficial del Ministerio
Para quien quiera conocer directamente los criterios técnicos explicados por la Administración, recomendamos consultar la presentación del Webinar sobre Documento electrónico de Control Administrativo, elaborado por la Subdirección General de Inspección de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
Ver el webinar oficial sobre el DeCA
En él se explican, entre otras cuestiones, la generación del fichero electrónico, su almacenamiento, QR, URL HTTPS, descarga durante inspecciones, modificaciones durante el servicio y agrupación de envíos.
FacturaONE continúa adelantándose a los cambios de 2026
El DeCA ya forma parte del módulo de Hojas de Transporte y planificación de reparto de FacturaONE.
Las empresas que utilizan esta funcionalidad pueden preparar sus rutas y disponer de la documentación digital necesaria desde el mismo ERP, antes de la entrada en vigor de la obligación prevista para el 5 de octubre de 2026.
Menos herramientas, menos pasos y toda la documentación del transporte integrada en FacturaONE.
