¿Se puede eliminar o modificar una factura emitida incorrectamente? ¿Cómo crear una factura rectificativa?

Si te equivocas en la factura, o te piden que la modifiques no debes hacerlo, ya que estas incumpliendo la ley Antifraude

El 10 de Julio del 2021 se emitió una nueva ley de lucha contra el fraude fiscal Ley Nº11/2021 de 9 de julio sobre medidas para prevenir y combatir el fraude fiscal. En esta Ley pone más difícil hacer cambios en una factura ya emitida. Hacer cambios o eliminar dichas facturas es una práctica que no debe hacerse y pervive en muchas pymes y autónomos.

Imagina que emites una factura y tu cliente te avisa que hay que realizar algún cambio, por importes o partidas incorrectas, o incluso en las cuotas de IVA. Pues si piensas en cambiarla, eliminarla, o realizar cualquier modificación estarás incumpliendo la Ley Antifraude.

La forma correcta es hacer una factura rectificativa, y de esta forma evitaras problemas graves con la Agencia Tributaria.

Ningún programa de facturación puede permitir realizar cambios en una factura ya emitida

Desde el 10 de Julio del 2021, cuando se publicó en el BOE la Ley 11/2021 es necesario adecuar los programas de contabilidad y facturación a las nuevas exigencias establecidas por esta nueva ley antifraude.

Una vez pasado el plazo de adaptación, las empresas tienen que garantizar que los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas “… garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas”.

Los programas de facturación y contabilidad deben impedir la modificación y destrucción de sus registros. El objetivo es evitar que se oculte la facturación.

La obligatoriedad de los softwares adaptados a esta ley es a partir del 11 de octubre de 2021 se debe esperar a la publicación de reglamento. Este establecerá los requisitos específicos que deberán cumplir los programas. En cuanto esto suceda, el sistema podrá empezar a considerarse de obligado cumplimiento para las empresas y autónomos, así como para los desarrolladores.

¿Cómo hacer una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas se tiene que indicar la condición de factura rectificativa y la causa que motiva la rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado.

Hay dos tipos para la emisión de la factura rectificativa, por sustitución o diferencias.

  • Sustitución: se deben registrar 2 facturas, la errónea con importes negativos y la rectificativa. Además, se deberá informar de la rectificación efectuada señalando igualmente el importe de dicha rectificación.
  • Diferencias: se debe registrar 1 factura en la que directamente se informe del importe rectificado, con independencia de su signo.

Por ejemplo una factura con una base imponible de 1.000 € y una cuota de IVA 210 € se detecta un error y debe ser rectificada, de manera que los datos correctos deben ser 900€ de base imponible y 189 de IVA.

  • Sustitución: se emitirá una factura rectificativa con base imponible -1.000 € y cuota -210 € y otra factura con base imponible 900 € y cuota de IVA189 €.
  • Por diferencias: se emite una factura rectificativa con base imponible -100 € y cuota de IVA de -21 €.

¿Cuándo es obligatorio emitir una factura rectificativa?

Es obligatorio emitir factura rectificativa en los siguientes casos.

  • Que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
  • Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

¿Cuándo deben emitirse?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. No pueden haber transcurrido más de cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto. O, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas rectificativas?

En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

La factura rectificativa con FacturaOne

En el caso de que trabajes con FacturaOne, es tan sencillo como entrar en la factura incorrecta, ir al menú de opciones y pulsar sobre “CREAR FACTURA RECTIFICATIVA”. Al hacerlo, se creará una nueva factura rectificativa, con su numeración propia tal y como exige la normativa.

Además, se debe incluir el resto de los datos obligatorios de cualquier factura, identificando la factura a la que rectifica y las cantidades rectificadas.

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