En esta guía te explicamos cómo hacer una factura electrónica con firma digital, para poder enviarla correctamente al organismo correspondiente y cumplir con la normativa vigente.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se emite, envía y recibe en formato electrónico, garantizando su validez legal mediante mecanismos que aseguran su autenticidad, integridad y legibilidad.
No se trata simplemente de un PDF enviado por email, sino de un documento electrónico que cumple con requisitos legales específicos y que puede ser validado por las administraciones públicas.
Normativa legal de la factura electrónica
Las facturas en España están reguladas por el Real Decreto 1612/2012, de 30 de noviembre, que establece las normas que deben cumplir las facturas en cuanto a:
- Obligación de facturar
- Tipos de facturas
- Contenido mínimo
- Requisitos formales
- Plazos de emisión
- Regímenes especiales
- Conservación de facturas
Según esta normativa, las facturas deben garantizar:
✔ Legibilidad de la factura
Debe poder leerse correctamente durante todo su periodo de conservación. Esto lo garantiza el software que la genera o recibe. Con FacturaONE, la legibilidad está asegurada desde el origen.
✔ Autenticidad del origen
Debe poder identificarse quién ha emitido la factura. Esto se garantiza mediante firma electrónica o intercambio electrónico de datos (EDI).
✔ Integridad del contenido
La factura no puede haber sido modificada desde su emisión. El sistema debe garantizar que el contenido permanece intacto.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura electrónica es imprescindible para cobrar facturas a las Administraciones Públicas, entre ellas:
- Administración General del Estado
- Administraciones autonómicas
- Administraciones locales
Sin factura electrónica válida, no es posible tramitar el cobro frente a estos organismos.
Ventajas de la factura electrónica
La factura electrónica aporta ventajas claras tanto a nivel operativo como económico:
- Permite cobrar antes las facturas pendientes
- Reduce errores humanos
- Elimina costes de impresión y envío
- Facilita el acceso y la consulta de facturas
- Evita la acumulación de documentos en papel
- Mejora el control y la trazabilidad
Además, digitalizar la facturación moderniza la gestión del negocio, aporta tranquilidad y permite tener toda la información bajo control en un único sistema.
¿Es obligatoria la factura electrónica para los proveedores?
Según el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, sobre la factura electrónica:
- Los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a la Administración Pública pueden expedir factura electrónica.
Posteriormente, se estableció su obligatoriedad:
📅 Desde el 15 de enero de 2015,
las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas.
Obligación de documentación y conservación de facturas
El Real Decreto 1612/2012 establece que:
- Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen.
- Deben conservar copia de las facturas emitidas.
- También están obligados a conservar las facturas recibidas.
- Esta obligación se extiende a otras personas y entidades en los términos previstos por la normativa.
La conservación debe garantizar acceso, legibilidad y seguridad durante el plazo legal.
¿Qué necesitas para emitir facturas electrónicas?
Para emitir facturas electrónicas válidas necesitas:
- Un software de facturación profesional
- Capacidad para firmar digitalmente la factura
- Posibilidad de enviar la factura a plataformas oficiales como FACe
FacturaONE permite crear, firmar y enviar facturas electrónicas cumpliendo con todos los requisitos legales, desde un entorno seguro y controlado.
Seguridad de la información: un punto clave
La seguridad de la información digital y de los datos personales es fundamental en cualquier sistema de facturación.
En FacturaONE dedicamos recursos técnicos y económicos a garantizar:
- Protección de los datos
- Integridad de la información
- Cumplimiento normativo
- Tranquilidad para autónomos y empresas
Nuestro objetivo es que tengas todo bajo control, con la máxima seguridad.
